Alles, was Ihr Unternehmen für die Arbeitszeiterfassung braucht

Für Mitarbeiter

Arbeitszeit per Klick erfassen

Mitarbeiter stempeln Arbeitsbeginn, Pausen und Feierabend mit einem Klick im Browser - live sichtbar ist der aktuelle Status sowie eine Tages- und Wochenübersicht mit Soll-Ist-Vergleich.

• Kein Papierzettel und keine Excel-Tabelle mehr nötig
• Automatischer Soll-Ist-Vergleich für jeden Tag und die ganze Woche
• Bis zu vier Pausen pro Tag erfassbar, inklusive Pausenzähler
• Nachträgliche Korrekturen bleiben für den Admin nachvollziehbar

Seit dem EuGH-Urteil von 2019 und dem BAG-Beschluss von 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet - mit Vaydena erfüllen Sie diese Pflicht, ohne Mehraufwand für Ihr Team.

Für Admins

Team-Überblick statt Excel-Chaos

Admins sehen auf einen Blick, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter diese Woche geleistet hat. Überschreitet jemand die 10-Stunden-Grenze an einem Tag, ist eine ausdrückliche Freigabe erforderlich - Überstunden bleiben so immer nachvollziehbar.

• Alle Mitarbeiter und ihre Wochenstunden auf einer Seite
• Überstunden erfordern eine explizite Admin-Freigabe
• Optionale GPS-Standorterfassung beim Stempeln - nur mit Einwilligung des Mitarbeiters
• Ein Klick genügt für die PDF-Stundenliste pro Mitarbeiter oder für das ganze Team

Für Mitarbeiter

Urlaub beantragen, Überblick behalten

Ein Kalender zeigt offene, genehmigte und abgelehnte Urlaubswünsche auf einen Blick. Anspruch, bereits genommene und geplante Tage sowie der verbleibende Resturlaub werden automatisch berechnet - inklusive Krankmeldung mit optionalem Attest-Hinweis.

• Urlaubsantrag in wenigen Klicks direkt im Kalender stellen
• Automatische Berechnung von Anspruch, Rest und Übertrag
• Krankmeldungen direkt im gleichen Bereich erfassen
• Status (beantragt, genehmigt, abgelehnt) jederzeit einsehbar

Für Admins

Urlaubsanträge in Sekunden genehmigen

Offene Anträge landen zentral in einer Liste - genehmigen oder ablehnen mit einem Klick, inklusive Notiz des Mitarbeiters. Urlaubskonten und Krankmeldungen aller Mitarbeiter sind auf derselben Seite im Blick.

• Keine E-Mail-Ketten oder Zuruf-Genehmigungen mehr
• Urlaubskonten aller Mitarbeiter zentral einsehbar und anpassbar
• Krankmeldungen mit Attest-Kennzeichnung dokumentiert
• Optionale E-Mail-Benachrichtigung bei neuen Anträgen

Optionales Modul

Schichten planen, ohne Excel-Chaos

Der Drag-&-Drop-Schichtkalender ersetzt Excel-Tabellen und Zuruf-Absprachen: Schichten per Ziehen verschieben oder verlängern, Vorlagen für wiederkehrende Zeiten anlegen und Überschneidungen sofort erkennen - bevor sie zum Problem werden.

• Tages-, Wochen- und Monatsansicht mit Drag & Drop
• Schichtvorlagen für wiederkehrende Zeiten, z. B. Früh- und Spätschicht
• Automatische Warnung bei Überschneidungen, zu kurzer Ruhezeit oder fehlender Pause
• Filter nach Mitarbeiter, Abteilung, Position und Standort

Schichtplanung ist ein optionales Modul und lässt sich unter Einstellungen → Module jederzeit aktivieren oder deaktivieren - ohne Aufpreis und ohne zusätzlichen Vertrag.

Optionales Modul

Arbeitszeit Projekten und Kostenstellen zuordnen

Mitarbeiter wählen beim Stempeln optional ein Projekt und eine Kostenstelle - die Zuordnung läuft automatisch über die ganze Arbeitssession mit. Admins sehen Stunden pro Projekt, Budgetverbrauch und Top-Projekte auf einen Blick und exportieren Auswertungen als CSV oder PDF.

• Projekt-/Kostenstellenauswahl direkt beim Ein- und Ausstempeln
• Dashboard mit Projektstunden heute/Woche/Monat und Budgetverbrauch
• Filterbare Auswertung nach Mitarbeiter, Projekt und Kostenstelle
• Export als CSV (Excel-kompatibel) oder PDF

Projekt- & Kostenstellenerfassung ist ein optionales Modul und lässt sich unter Einstellungen → Module jederzeit aktivieren oder deaktivieren - ohne Aufpreis und ohne zusätzlichen Vertrag.

Optionales Modul

Spesen digital einreichen und freigeben

Mitarbeiter fotografieren den Beleg direkt beim Einreichen, wählen Kategorie und Datum - Admins sehen alle offenen Spesen zentral und geben sie per Klick frei oder lehnen sie ab. Summe offen und Monatsauswertung sind sofort sichtbar.

• Beleg-Upload als Foto oder PDF direkt vom Smartphone
• Freie Kategorien (Fahrtkosten, Bewirtung, Büromaterial …), pro Firma konfigurierbar
• Genehmigung oder Ablehnung mit optionaler Notiz - beides für den Mitarbeiter sichtbar
• Automatische Summen für offene, genehmigte und abgelehnte Spesen

Spesenverwaltung ist ein optionales Modul und lässt sich unter Einstellungen → Module jederzeit aktivieren oder deaktivieren - ohne Aufpreis und ohne zusätzlichen Vertrag.

Optionales Modul

Fahrtenbuch: Dienstfahrten sauber dokumentiert

Mitarbeiter erfassen Fahrten mit Startort, Zielort, Zweck und Kilometerstand - ein Fahrzeug lässt sich zuordnen. Admins bekommen die Auswertung nach dienstlichen, privaten und Arbeitsweg-Kilometern - filterbar nach Zeitraum, Mitarbeiter und Fahrzeug - inklusive CSV- und PDF-Export.

• Fahrzeug-Stammdaten (Name, Kennzeichen) pro Firma pflegbar
• Fahrten-Typen: dienstlich, privat, Arbeitsweg - getrennte Auswertung
• Auswertung mit Monats- und Zeitraum-Filter, gefiltert nach Mitarbeiter/Fahrzeug/Fahrtart
• Export als CSV (Excel-kompatibel) oder PDF für die Buchhaltung

Das Fahrtenbuch ist ein optionales Modul und lässt sich unter Einstellungen → Module jederzeit aktivieren oder deaktivieren - ohne Aufpreis und ohne zusätzlichen Vertrag.

Optionales Modul

Arbeitszeitgesetz-Compliance automatisch prüfen

Die Compliance-Engine prüft jeden Arbeitstag automatisch gegen konfigurierbare Regeln nach dem Arbeitszeitgesetz - z. B. Pause nach 6 Stunden, tägliche Höchstarbeitszeit, Ruhezeit zwischen Arbeitstagen. Verstöße werden als Warnung oder kritisch markiert; kritische Verstöße lösen zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung an Admin und Mitarbeiter aus.

• Regelbibliothek nach ArbZG - jede Regel einzeln aktivierbar, Schwellwerte anpassbar
• Automatische Prüfung: Trigger beim Stempeln plus tägliche Nachprüfung um Mitternacht
• Verstoßliste mit Filtern nach Zeitraum, Mitarbeiter, Regel und Warnstufe
• Export der Verstoßliste als CSV (Excel-kompatibel) oder PDF für Dokumentation und Betriebsrat

Automatische Hinweise auf mögliche Verstöße gegen die konfigurierten Arbeitszeitregeln - keine Rechtsberatung. Prüfung im Einzelfall empfohlen. Compliance ist ein optionales Modul und lässt sich unter Einstellungen → Module jederzeit aktivieren oder deaktivieren.

Optionales Modul

DATEV-Export für den Steuerberater

Am Monatsende einmal auf „CSV erzeugen“ klicken - Vaydena aggregiert pro Mitarbeiter Stundenlohn, Überstunden, Urlaubs- und Krankheitstage im gewählten Zeitraum und liefert eine DATEV-kompatible Bewegungsdaten-CSV. Die Kanzlei importiert die Datei direkt in DATEV Lohn und Gehalt oder LODAS - ohne händisches Abtippen.

• Berater- und Mandantennummer sowie Lohnarten pro Firma konfigurierbar
• Personalnummer pro Mitarbeiter, damit die Zuordnung im DATEV-Stamm passt
• Deutsches Datums- und Zahlenformat, UTF-8 mit BOM - excel- und DATEV-kompatibel
• Export-Historie mit Wiederholtem Download - jeder Zeitraum jederzeit reproduzierbar

Der DATEV-Export ist ein optionales Modul und lässt sich unter Einstellungen → Module jederzeit aktivieren oder deaktivieren - ohne Aufpreis und ohne zusätzlichen Vertrag.

Für Mitarbeiter & Admins

Arbeitszeitnachweis für die Steuererklärung

Mit einem Klick entsteht ein PDF mit geleisteten Arbeitsstunden, genommenen Urlaubs- und Krankheitstagen für einen frei wählbaren Zeitraum - ideal als Nachweis für die Steuererklärung oder für das eigene Unternehmen.

• Zeitraum frei wählbar - z. B. Kalenderjahr oder benutzerdefiniert
• Werte werden dynamisch berechnet, es wird nichts doppelt gespeichert
• Mitarbeiter laden ihren eigenen Nachweis selbst herunter
• Admins können den Nachweis für jeden Mitarbeiter im Unternehmen erstellen

Für Admins & Mitarbeiter

Lohnabrechnungen zentral bereitstellen

Admins laden Lohnabrechnungen und andere Dokumente direkt für einzelne Mitarbeiter hoch. Mitarbeiter finden alle für sie bereitgestellten Dateien gesammelt an einem Ort - kein Suchen mehr in E-Mail-Postfächern.

• PDF-Upload per Klick, keine E-Mail-Anhänge mehr nötig
• Dokumente sind ausschließlich für den jeweiligen Mitarbeiter sichtbar
• Jederzeit herunterladbar, zentral verwaltet
• Sicher abgelegt, getrennt nach Unternehmen

Für Admins

Mitarbeiter anlegen, verwalten, offboarden

Neue Mitarbeiter sind in wenigen Minuten startklar. Verlässt jemand das Unternehmen, lässt sich der Zugang sofort deaktivieren oder das Konto samt aller Daten DSGVO-konform endgültig löschen.

• Neue Mitarbeiter in wenigen Minuten anlegen
• Zugang bei Bedarf sofort deaktivieren, ohne Daten zu löschen
• Endgültige Löschung erfüllt das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Wochenstunden je Mitarbeiter individuell hinterlegbar

Für Admins

Alles Wichtige auf der Startseite

Mitarbeiterzahl, Abo-Status und die verbleibende Testphase - die Übersicht liefert den aktuellen Stand Ihres Unternehmens auf den ersten Blick, ohne durch mehrere Seiten klicken zu müssen.

• Zentrale Kennzahlen sofort nach dem Login sichtbar
• Immer im Blick, wie viele Mitarbeiter aktiv sind
• Testphase und Abo-Status ohne Umweg über die Abrechnung erkennbar