Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung

Ja. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat 2019 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Arbeitszeiterfassung einrichten müssen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Pflicht 2022 für Deutschland bestätigt und aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgeleitet. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, inklusive Pausenzeiten und Überstunden.

Eine DSGVO-konforme Arbeitszeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten nur zweckgebunden, mit klar geregeltem Rollen- und Rechtekonzept, definierten Löschfristen und einem funktionierenden Auskunftsrecht für Mitarbeiter. Optionale Funktionen wie GPS-Tracking dürfen ausschließlich mit ausdrücklicher Einwilligung der Mitarbeiter aktiviert werden. Vaydena wird in Frankfurt gehostet und erfüllt diese Anforderungen.

Nach deutschem Recht müssen Aufzeichnungen zur Arbeitszeit in der Regel mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Vaydena speichert Zeiteinträge dauerhaft im jeweiligen Firmenkonto, sodass sie für Prüfungen und Nachweise jederzeit verfügbar bleiben.

Mitarbeiter erfassen Arbeitsbeginn, Pausenzeiten und Arbeitsende digital per Klick im Browser oder auf dem Smartphone. Das System berechnet automatisch die Ist-Arbeitszeit, gleicht sie mit der Soll-Arbeitszeit ab und markiert Überstunden. Admins sehen alle Zeiten in Echtzeit und können Korrekturen oder Freigaben vornehmen.

Digitale Zeiterfassung reduziert Fehler gegenüber manuellen Stundenzetteln, schafft Rechtssicherheit beim Arbeitszeitgesetz, automatisiert die Berechnung von Überstunden und Urlaubsansprüchen und beschleunigt die monatliche Abrechnung. Zudem lassen sich Arbeitszeiten ortsunabhängig erfassen - im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

Excel-Tabellen sind besser als gar keine Dokumentation, aber in der Praxis fehleranfällig: Es gibt keine automatische Prüfung auf Plausibilität, keine Erinnerungen bei vergessenen Buchungen und keine manipulationssichere Historie. Für eine rechtssichere, elektronische Arbeitszeiterfassung ist ein dediziertes System die robustere Wahl.

Bei mobiler Arbeitszeiterfassung stempeln Mitarbeiter über den Browser ihres Smartphones oder Tablets, ganz ohne separate App-Installation. Ein Offline-Modus sorgt dafür, dass Zeiten auch ohne Internetverbindung erfasst und später automatisch synchronisiert werden - praktisch für Außendienst, Baustellen oder Homeoffice.

Ja. Da die Zeiterfassung browserbasiert läuft, können Mitarbeiter im Homeoffice genauso stempeln wie im Büro. Optional lässt sich zusätzlich der Standort beim Stempeln erfassen - ausschließlich mit expliziter Einwilligung der Mitarbeiter und automatischer Löschung nach der eingestellten Aufbewahrungsfrist.

Sobald ein Mitarbeiter eine definierte tägliche Arbeitszeitgrenze überschreitet, wird automatisch eine Freigabe durch die Admin-Rolle angefordert. So bleiben Überstunden transparent dokumentiert und nachvollziehbar, statt informell im Stillen anzufallen.

Projektzeiterfassung bezeichnet die Zuordnung von Arbeitszeit zu einzelnen Projekten oder Kostenstellen, etwa zur Weiterberechnung an Kunden. Vaydena bietet dafür das optionale Modul Projekt- & Kostenstellenerfassung: Mitarbeiter wählen beim Stempeln ein Projekt oder eine Kostenstelle, Admins sehen Budgetverbrauch und Auswertungen mit CSV-/PDF-Export. Aktivierbar unter Einstellungen → Module, ohne Aufpreis.

Die Schichtplanung ist ein optionales Modul mit Drag-&-Drop-Kalender, Schichtvorlagen und automatischer Konflikterkennung (Überschneidungen, zu kurze Ruhezeit, fehlende Pause). Admins aktivieren sie unter Einstellungen → Module mit einem Klick - danach erscheint der Menüpunkt für alle Mitarbeiter, ohne zusätzliche Kosten.

Ja. Vaydena bietet ein optionales DATEV-Export-Modul: Am Monatsende wird pro Mitarbeiter eine Bewegungsdaten-CSV mit Stundenlohn, Überstunden, Urlaubs- und Krankheitstagen im gewählten Zeitraum erzeugt - im DATEV-kompatiblen Format (Berater-/Mandantennummer, Lohnarten, deutsches Datums-/Zahlenformat, UTF-8 mit BOM). Die Kanzlei importiert die Datei direkt in DATEV Lohn und Gehalt oder LODAS - ohne händisches Abtippen. Aktivierbar unter Einstellungen → Module, ohne Aufpreis.

Neben der klassischen Stempeluhr und Papier-Stundenzetteln nutzen viele Unternehmen inzwischen Excel-Tabellen oder spezialisierte Zeiterfassungssysteme. Digitale Lösungen wie Vaydena bilden Arbeitszeit, Pausen, Urlaub und Abrechnung in einem System ab und sind sowohl für einzelne Standorte als auch für verteilte Teams geeignet.

Kleine Unternehmen und KMU profitieren von einer cloudbasierten Arbeitszeiterfassung ohne eigene IT-Infrastruktur, mit einfacher Einrichtung und transparenten Preisen pro Mitarbeiter. Vaydena ist genau dafür ausgelegt: startklar in wenigen Minuten, ohne Mindestvertragslaufzeit.

Die Kosten hängen von der Mitarbeiterzahl und dem Abrechnungsintervall ab. Bei Vaydena liegen die Preise bei 2,00 € pro Mitarbeiter und Monat bei jährlicher Zahlung bzw. 3,00 € bei monatlicher Zahlung. Alle optionalen Module sind bereits enthalten. Details finden Sie auf der Preise-Seite.

Vaydena bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Angabe einer Kreditkarte, in der alle Funktionen uneingeschränkt genutzt werden können. Alternativ kann direkt eine Zahlungsart eingerichtet werden, ohne die Testphase zu durchlaufen.

Ein monatliches Abo kann jederzeit zum Ende der laufenden Periode gekündigt werden. Bei jährlicher Zahlung wird der anteilige Restbetrag für nicht genutzte volle Monate automatisch erstattet. Die Kündigung erfolgt direkt im Admin-Bereich unter Abrechnung.